Gestión de contenidos web

Primeros pasos

Antes de implantar un gestor de contenidos, se deberían establecer los objetivos de la web y los recursos que se emplearán para gestionarla.
Deberíamos ser capaces de responder a estas preguntas simples:

• ¿Para que quiero mi web, que quiero mostrar en ella, quiero que sea un elemento publicitario o quiero utilizarla para vender mis productos?
• ¿Quien o quienes gestionarán mi web, son perfiles técnicos, comerciales?
• ¿De donde se alimentarán los contenidos de mi web, los introduciremos manualmente, se cargarán automáticamente de otras aplicaciones ya existentes?

Una vez establecidos los objectivos y los recursos de los que disponemos, deberíamos comenzar a plantearnos el tipo de solución que adoptaremos en nuestra web.

¿Necesita nuestra web un nuevo gestor de contenidos?

Si su organización cuenta con un portal en Internet y no tiene un gestor de contenidos, es posible que le sean familiares las siguientes situaciones:

• Contenidos obsoletos, inexactos y que son difíciles de encontrar para sus visitantes.
• Estilo poco homogéneo en las páginas del portal.
• Problemas para actualizar las páginas porque sólo existe una persona capaz de modificar los contenidos (generalmente un perfil técnico)
• Últimamente ha gastado dinero en rediseños del portal que han quedado obsoletos en pocos meses.

Si alguno de estos puntos le es familiar, es muy posible que necesite un sistema de gestión de contenidos.

Si ya dispone de un gestor de contenidos para su portal, puede que no sea el apropiado, y es posible que sufra alguno de estos problemas:

• Situación en principales buscadores peor de lo esperado.
• Edición de contenidos difícil y poco amigable para usuarios.
• Lentitud de respuesta de las páginas.
• Dificultad para crear contenidos nuevos y para adaptarse a web2.0.

Si sufre alguno de estos problemas, es probable que necesite cambiar o actualizar su gestor de contenidos.

¿Qué es exactamente un gestor de contenidos?

Un gestor de contenidos o CMS (siglas en inglés de Content Management Systems) es un sistema utilizado para facilitar la gestión de webs, y por eso también son conocidos como gestores de contenido web ó WCM (siglas de Web Content Management).
Un error muy común cuando se habla de CMS es creer que sólo tienen sentido dentro del ámbito de la web, un gestor de contenidos puede ser utilizado para publicar contenido en un entorno no web, pero eso es un tema a tratar en otro momento.

Las funcionalidades que ofrecen los gestores de contenidos se pueden dividir en cuatro bloques: creación de contenido, gestión de contenido, publicación y presentación.

Creación de contenido

Un CMS aporta una serie de herramientas que permiten que los usuarios creadores de contenidos, generalmente usuarios sin conocimientos técnicos en páginas web, puedan centrarse en la creación del contenido sin tener que preocuparse de la presentación. Habitualmente, los CMS proporcionan un editor de texto WYSIWYG (What You See Is What You Get "lo que ves es lo que obtienes"), en el que el editor ve el resultado final mientras escribe, similar a los editores comerciales, pero con restricciones que evitan que el creador pueda pueda modificar el estilo general del sitio web.
Aparte del WYSIWYG que todo CMS debería incluir, tambien suelen aportar herramientas para definir la estructura, el formato de las páginas y su aspecto visual.

Gestión de contenido

Los documentos creados se depositan en un sistema de almacenamiento, generalmente una base de datos central o un sistema de ficheros xml, donde también se guardan el resto de datos de la web, cómo imágenes o documentos anexados.
La estructura de la web se suele configurar con una herramienta que, normalmente, muestra una visión jerárquica de la web y permite acceder fácilmente a los contenidos para modificarlos.
Algunos CMS permiten la utilización de un workflow que controla los ciclos de edición, revisión,y publicación de los contenidos.

Publicación

Cuando la edición de una página es aprobada por el responsable, esta pasa a ser visible en el entorno de la web mediante la publicación de la misma.
Esta separación entre contenido publicado y en edición permite que el contendo pueda modificarse sin que su presentación en la web sevea afectada.

Presentación

La principal característica de un gestor de contenidos es la separación entre datos (contenidos) y presentación.
El sistema se encarga de gestionar la presentación de los contenidos, teniendo en cuenta temas como la accesibilidad, la compatibilidad de navegadores, las diferentes presentaciones necesarias según el entorno (web, móvil, etc..) y de controlar muchos otros aspectos como son los menús de navegación o la jerarquía de la página actual dentro del web, añadiendo enlaces de forma automática.

¿Que Gestor de Contenidos implantar?

Llegados a este punto, se debe decidir que tipo de gestor de contenidos queremos implantar. Básicamente tenemos dos soluciones:

• Desarrollar un gestor de contenidos a medida
• Implantar un gestor de contenidos existente.

Desarrollo a medida

Consiste en desarrollar, ya sea internamente o mediante una empresa de servicios informáticos,una herramienta que permita gestionar los datos de nuestra web, y que se adapte perfectamente a las necesidades de nuestra empresa.
Error, error y error
Sin duda la peor de las decisiones que puede tomar el responsable de una web.
En un primer momento se puede llegar a pensar que nuestra organización es tan especial que ningún producto estándard puede cubrir todo lo que nosotros necesitamos. Es cierto que difícilmente un producto se adaptará al 100% a sus necesidades, pero debemos tener en cuenta que la gran mayoría de ellos permiten en mayor o menor medida una personalización y adaptación de funcionalidades.
En mis primeros años en el mundo de la gestión de contenidos, estamos hablando de finales de los 90, participé en el desarrollo de algún que otro gestor de contenidos a medida, y todos ellos acabaron fracasando tarde o temprano; algunos gestores estaban tan adaptados a la organización, que cuando la organiación evolucionó (en ese caso sufrió una fusión), el gestor y la inversión hecha en él se convirtieron en un problema; tambien me encontré con casos en los que durante el desarrollo del gestor la tecnología había evolucionado tanto que cuando el desarrollo terminó, el gestor ya estaba obsoleto y actualizarlo implicaba un nuevo desarrollo a medida.
Otro de los grandes problemas de los desarrollos a medida, es el mantenimiento posterior. Generalmente obliga a la empresa a "casarse de por vida" con la empresa de servicios que desarrolló el producto, dificilmente otra empresa se hará cargo del mantenimiento.

Implantación de gestor estándard

A la hora de implantar un gestor de contenidos estándard, nos encontramos con que en un principio tenemos dos alternativas:

• Gestor de contenidos comercial
• Gestor de contenidos opensource

Un gestor de contenidos comercial es aquel que está desarrolado por una empresa, y que el código base del gestor es propiedad exclusiva de la empresa que lo desarrolló.
Como el código base es de su propiedad, sólo esa empresa puede modificarlo. Generalmente, no conozco niguno que no sea así, para poder implantarlo hay que comprar una licencia. Estas licencias,dependiendo del cms pueder ser: únicas en el momento de la compra (se paga una vez por el producto y ya está) o anuales (cada año deben renovarse) principalmente, existen otros tipos de licéncia como por site, por máquina, etc...
A cambio la empresa proporciona un gestor de contenidos estándard con una gran cantidad de funcionalidades, servicio técnico y alguna que otra actualización.
Este tipo de gestor de contenidos es configurable y se puede adaptar a las necesidades de nuestra web, pero siempre dentro de los límites quemarqueel fabricante.

Un gestor de contenidos opensource se diferencia principalmente de uno comercial en que el código base del gestor no es propiedad de nadie, está disponible para que el usuario final pueda modificarlo.
El gestor puede estar desarrollado por una empresa o por una comunidad, y puede tener soporte técnico o no, evidentemente depende del gestor, en este mundo nos encontramos con productos excelentes y con proyectos de productos.
Evidentemente, como el código es abierto, el gestor de contenidos es gratuito.
La principal ventaja, y desventaja si no se sabe utilizar bien, es que se dispone del código base y por lo tanto se puede adaptar a nuestras necesidades tanto como deseemos.

Bueno y como introducción creo que ya ha sido bastante, próximamente aportaré comparativas de gestores, estudios de rendimiento, casos reales.